08 Ağustos 2017
Resmi Defter Tasdiki ile İlgili Önemli Hususlar
I. GİRİŞ
Ticari işletmeler, iktisadi ve mali durumlarını, borç ve alacak ilişkilerini takip etmek, her bir faaliyet dönemi sonuçlarını belgelendirmek için yasaların öngördüğü, işletme yapılarına uygun defterleri tutmak zorundadır. Yasal defterler, bir yandan vergi mükelleflerinin gelir ve giderlerini vergi yasalarında belirtilen şekilde kayıt edilerek ödenmeleri gereken vergilerin denetimine olanak sağlarken, diğer yandan işletmeler hakkında karar verecek olanlara bilgi sağlaması, işletme ile ilgili veri oluşturması açısından önem arz etmektedir. Yasal defterler hakkında, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nda, ortak hükümler olmakla birlikte, bir kısım defterler ve defterlerin tasdik çeşidi farklı şekillerde düzenlenmiştir. Yasal defterlerin hukuki bir değer taşıması için kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilmesi yasal bir zorunluluktur.
Bu çalışmamızda, VUK ve TTK açısından tutulması ve tasdik ettirilmesi gereken yasal defterlerin neler olduğu, tasdik çeşitleri, tasdik zamanı, tutulması gereken yasal defterlerle ilgili önemli bulduğumuz hususların açıklanması amaçlanmıştır.Muhasebe kayılarının sadece bilgisayar ortamında tutmak yeterli olmamakta yapılan kayıtların resmi defterlere aktarılması gerekmektedir. Resmi defter tasdik süreci ile ilgili olarak sık sorulan sorular konusunda bilgi aktaralım.
Defterlerin Yasal Süresinden Sonra Tasdik Edilmesinin Veya Hiç Tasdik Edilmemesinin Sonuçları Nelerdir?
VUK’ da Yasal defterlerin, süresinde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezası uygulanmasını gerektirir. Yasal defterlerin, belirtilen sürenin sonundan başlayarak, bir ay içinde yapılacak tasdikler de geçerli sayılır ancak, ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Tasdiki mecburi olan defterlerden herhangi birinin, Kanuni sürenin sonundan başlayarak 1 ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler, hiç tasdik ettirilmemiş sayılır. Tasdiki zorunlu olan yasal defterlerin, hiç tasdik ettirilmemiş olunması, birinci derecede usulsüzlük cezasını ve aynı zamanda dönem matrahının re’sen takdiri yoluna gidilmesini gerektirir.
Defterlere Kapanış Tasdiki Yapılması Yasal bir Zorunluluk mudur?
Kapanış Tasdiki Yapılmasının önemi nedir?VUK’ da yasal defterlere kapanış tasdiki yaptırılması gerektiğine dair herhangi bir hüküm yoktur. Bu nedenle kapanış tasdiki yaptırılmaması VUK yönünden re’sen takdir nedeni sayılmamaktadır. Ancak, Ticaret Kanunu açısından, kapanış tasdiki yaptırılmamış yasal defterin sahibi lehine ispat gücü kuvvetli değildir. Bu nedenle, yasal defterlerine kapanış tasdiki yaptırmayan mükelleflerin, defterlerinin kendi lehine delil olarak kabul edilmemesinden dolayı zarar görmeleri mümkündür. Kapanış tasdikinin önemi genellikle bir ticari uyuşmazlık durumunda anlaşılmakta olup TTK’ una göre tutulması zorunlu olan yasal defterlerin notere tasdik edilerek, dönem sonunda kapanış tasdiklerinin yapılması işletmeler açısından önem arz etmektedir.
Karar Defterinin her yıl tasdik ettirilmesi zorunlumudur?
Karar defteri, VUK’ una göre, tutulması ve tasdiki zorunlu olan defterler arasında sayılmamıştır. TTK’una göre ise tutulması zorunlu olan defterler arasında yer almaktadır. Karar defterinin her yıl tasdik ettirilmesi gerektiği konusunda geçmişte tartışmalar yasanmış olup bu konu daha sonra kapanmıştır. Karar defterinin tasdiki konusunda geçerli olan uygulama, kullanmaya başlamadan önce bir defa tasdik ettirip, defter sayfaları dolana ve tamamen bitene kadar bir daha tasdikine gerek olmadığı şeklindedir.
Yasal Defterler A4 Kâğıda Tasdik Ettirilebilir mi?
Dileyen işletmeleri yasal defterlerini, A4 (210 x 297 mm) ebadında ve müteharrik sayfalara tasdik ettirmelerinde mali açıdan bir sakınca yoktur. Yasal defterlerin, A4 kâğıtlarına müteselsil sayfa numaraları verilmek kaydıyla bu kâğıtlara da defter tasdikinin yapılmasında bir sakınca bulunmadığına dair Maliye Bakanlığı özelgeleri mevcuttur.
Sürekli Form Şeklinde Ettirilen Yasal Defteri, Yıl İçinde A4 Kâğıda Dönüştürmek Mümkün mü?
Yasal süresi içinde bilgisayar sürekli formu şeklinde tasdik ettirilen yasal defterin A4 kâğıdı şeklinde değiştirilmesi mümkün değildir. Ancak, sürekli form şeklinde tasdik ettirilen yasal defter sayfalarının bitmesi halinde, ek yasal defter tasdikinin A4 kâğıdına sıra numarası ile teselsül ettirilip tasdik ettirilip kullanılmasının mümkün olabileceği kanaatindeyim.
Tasdikli Yasal Defterin Arka Sayfasına Kayıt Yapılabilir mi?
Yasal defterlerinin, tasdikli sayfaların dolması halinde, arka yüzlerine yapılan kayıtları Maliye İdaresi, kanuni deftere yapılmış geçerli bir kayıt olarak kabul etmemektedir. Bu konuda yüksek yargı da tam bir görüş birliği içinde değildir. Bu nedenle, yasal defterlerin dolması durumunda, ek defter tasdik ettirilmesinin, en akıllıca bir yol olacağı kanaatindeyiz.
Yasal Defterlerin Katma Değer Vergisi Açısından Önemi Nedir?
Katma değer vergisi uygulamasının temel özelliği, mükelleflerin mal ve hizmet alış belgelerinde yer alan ve ödenen verginin indirim konusu yapılmasıdır. Katma Değer Vergisinin indirim konusu yapılabilmesi için verginin alış faturaları veya benzeri vesikalarda ve gümrük makbuzları üzerinde ayrıca gösterilmiş olması ve bu vesikaların yasal defterlere kaydedilmiş olması şartına bağlıdır. Mükelleflerin KDV. İndirim hakkını kullanabilmesi için fatura veya benzeri vesikalarla ispat etmeleri ve bu belgeleri yasal defterlere kaydetmiş olmaları gerekmektedir.
Yasal Defterlere Kayıt Süresi Kaç Gündür?
VUK’ una göre mal veya alış ve satış belgelerinin en geç 10 gün içinde yasal defterlere yazılması yasal bir zorunluluktur. Muhasebe kayıtlarına alınan belgeler, mahsup fişleri halinde firma yetkililerince onaylanması halinde, 45 gün içinde yasal defterlere yazılabilir. Bilgisayar ortamına, muhasebe programlarına kayıt edilen belgelerin ve diğer işlemlerin VUK’ da belirtilen süresi içinde, yasal defterlere yazdırılması gerekmektedir.
Yasal Defterlerin Saklama Süresi Ne Kadardır?
VUK’ una göre defter tutmak mecburiyetinde olan gerçek ve tüzel kişiler, tuttukları yasal defterleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar. Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri, özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren beş yıldır. VUK ‘da beş yıl olan zamanaşımı süresi, defter ve belge saklama süresi ile defter ve belgelerin incelenebileceği süre olarak tam bir uyum göstermektedir. TTK’ una göre mükellefler kullandıkları yasal defter ve belgeleri on yıl geçinceye kadar saklamak zorundadır.