19
Aralık
2019

19 2019

Elektronik Defter Nedir? Muhasebe Kayıtları Nasıl Tutulur ?

Günümüzde hemen hemen her şey artık internet ortamında kayıt altında tutulur ya da işleme konulur hale geldi. 2015 yılından itibaren aktif bir şekilde devam eden ve muhasebe kayıtlarının tutulmasında yardımcı olan elektronik defter uygulaması da teknolojinin getirilerinden biri sayılmaktadır. Muhasebe kayıtları bu hizmet sayesinde daha düzenli ve daha kolay tutulmaya başlandığı gibi kayıtların bir yerden başka bir yere aktarımları da oldukça kolay bir hale geldi. E – defter hakkında daha geniş kapsamlı bilgi sahibi olmak için yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.

Elektronik Deftere Geçiş Aşaması

E – defter geçişi için iki farklı opsiyon bulunuyor fakat her şeyden önce online geçiş başvurusunun da yapılmış olması bekleniyor. Ardından aşağıdaki iki farklı opsiyondan biri tercih edilebilir;

1.      Mükellefin defter yazılımı geliştirmesi

2.     Onay almış hazır bir programın kullanılması

Deftere geçiş hadlerinde de toplamda iki madde yer almaktadır;

1.  İlk ayda oluşturulacak olan defterde, hesap döneminin tüm kayıtlarının yer alması gerekiyor. Yani tutulacak olan her kaydın elektronik ortamda tutulması bekleniyor.

2.    Defterin kullanılmaya başlandığı tarihle birlikte kağıt halinde tutulan defterlerin kapanışı da yaptırılacaktır. Yıl içinde E - Deftere geçiş mümkündür,  bir ay içinde kapanış tasdikini unutmayınız.

E – Deftere Muhasebe Kayıtları Nasıl Yapılır?

E – defter uygulaması, 2015 yılında ülkemizde de hizmete girmiş bir muhasebe uygulamasıdır. 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile uygulamaya konulan bu sistemde Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan kayıtlar yer almaktadır. İşte her bir adımıyla sisteme kaydedilenler hakkında bilmeniz gerekenler;

-          Bu uygulama için muhasebe kayıtları girerken bazı hususlara da dikkat edilmesi gerekiyor. Her bir belgenin tek tek bu sisteme girilmesi ve belgelerin de tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi şart koşuluyor. Muhasebe belgelerinde yer alan detayların da bu sistemde bulunan alanlara geçirilmesi gerekiyor.

-          Kayıt altına alınacak olan işlemlerin her biri birer belgeye dayanıyorsa bunun için belge numarası ve tarihin de girilmiş olması bekleniyor. Fakat aksi durumlarda bu tip bir girdiye gerek duyulmuyor.

-          Sisteme girilen belgeler için 7 seçenekten oluşan belge türlerinden birini seçmek gerekiyor. Fakat bu 7 seçenekten hiçbiri girdisi yapılacak olan belgeyi tanımlamıyorsa “diğer” seçeneğine tıklanması ve çıkan kutucukta belgenin tanımlanması bekleniyor.

-          Sisteme kayıt girilirken iki zorunlu alanın doldurulması gerekiyor. Bunlardan biri Belge Tipi diğeri ise Ödeme Tipi olarak isimlendiriliyor.

-          Belge olarak “Banka İşlemleri” girilecekse bu durumda her bir işlem için ayrı bir yevmiye maddesi oluşturulması bekleniyor. Burada belge tipi olarak “Diğer” seçilmeli ve açıklama kısmına da “Dekont” yazılmalıdır.

-          Yukarıdaki işlem “Çek” ve “Senet” kayıtları için de geçerlidir. “Diğer” olarak işaretlenen belge tipinin açıklamasına “Çek” ya da “Senet” yazılmalıdır.

-          Bunun yanı sıra Z Raporu, Masraf Belgeleri, Serbest Meslek Makbuzu, Ücret Bordrosu gibi belgelerin de kaydı bu sistem üzerinden yapılmalı ve “Diğer” seçeneğinin açıklamasına her bir belge tipinin adı yazılmalıdır.

Elektronik Muhasebe Fişi, Elektronik Yevmiye Defteri ve Büyük Defter Nasıl Saklanır?

E – defter uygulaması kapsamında bu sistemi kullananlar için bazı muhafaza zorunlulukları da getirilmiştir. Gerektiği dönemlerde ibraz edilen defterlerin uygun formatta ve düzende muhafaza edilmesi bekleniyor. Bunun için de bazı kurallar devreye giriyor. Bu konuda ilk kural elektronik ortamda oluşturulan defterlerin yine elektronik, manyetik ya da optik olarak ibraz edilmesi gerektiğidir. Yani bu ortamda tutulan defterlerin kağıt ortamında saklı tutulmaması gerekiyor.

Elektronik muhasebe fişlerinin her biri, elektronik yevmiye defteri ve büyük defterler her daim aylık klasörlerde tutulmalı aylık klasörler de yıllık klasörler içerisinde düzenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.

Bilgisayarın yerel diskinde muhafaza edilmesi gereken bu dosyaların dizi yapısı; /VKN/YIL/AY/ altında Y-K Dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ve GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ile XSLT dosyası şeklinde korunmalıdır.

Defter Beratı Nedir? Nasıl Saklanır? Hangi Aralıklar ile Gelir İdaresine Gönderilir?

Elektronik defter uygulamasında defter beratı kavramı da dikkat çekiyor. Defter beratı, elektronik sistemde tutulan defter uygulamasında tebliğ edilen esaslara dayanarak oluşturulan ve Başkanlık tarafından belirtilen usulleri içeren mühür ile onaylanmış dosyalardır.

Defter beratının muhafaza edilmesi de önem teşkil etmektedir. Elektronik imza ve  mali mühür ile onaylanan defterlerin yine elektronik bir ortamda düzgün bir şekilde dosyalanması gerekiyor. Defter beratının ibraz edilmesi ve yüklenmesi için de verilen süre 3 ay kadardır. Mali Müşaviriniz tarafından muhasebe kayıtlarınız tutulur, Beratlarınız hazırlanacaktır.  Aylık veya üçer aylık periyodlarda Gelir İdaresi Başkanlığının sistemine gönderilir ve on yıl boyunca Beratlarınız mükellefin sorumluluğu altında saklanacaktır. Gerektiğinde ibraz edilir. Yetki verilmiş Entegratör firmalardan  E- belge aracılık ve saklama hizmeti alınabilir.

 Entegratör Firmaların Görevi Nedir ve Nasıl Çalışırlar?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından görevlendirilen ve firma adına e – defter işlerini düzenleyen aracı kurumlara entegratör firma adı veriliyor. Mükellef kişi ya da kişiler adına her türlü elektronik fatura, arşiv, defter ya da bilet gibi kayıtlar bu tip aracılar vasıtası ile oluşturulmaktadır.

Entegratör firmalar aracı oldukları mükellef kişiler adına pek çok işi gerçekleştirebilirler. Bunlar;

-          Kayıtların GİB tarafından oluşturulan kurallar dahilinde gönderilmesi ve takip edilmesi gibi işleri bu aracı firmalar gerçekleştirir.

-          Aracı firmalar e - fatura ya da e – arşiv fatura gibi belgeleri HSM cihazları ile imzalayarak sürecin hızlı gelişmesini sağlarlar. İmzalama süreci Mali Mühür ile yapılır.

-          Oluşturulan sistemin 7/24 çalışır durumda olmasını, oluşturulan web portalının kayıtlarına ulaşılmasını ve her türlü bilgi işlem ya da veritabanı gibi sistemlerin maliyetlerini de bu tip firmalar üstelenir.

-     Mevzuat dahilinde oluşan güncellemeler ya da değişiklikler de bu firmaların kontrolü ve uygulaması altındadır.