02 Şubat 2019
Şirketler İçin E-Dönüşüm Kapsamında Bilinmesi Gerekenler
E Dönüşüm sistemleri ülkemizde 2000 yılından bu yana hayata
geçirilmiş, teknoloji çağına uygun tasarlanmış işlemler bütünüdür.
Klasik faturalandırma işlemlerinin, elektronik olarak sisteme
giriş ve çıkışlarının sağlanması ilk etapta sadece özel sektörde
kullanılmaktaydı. İnternet kullanımının artması ile özel işletmelerin devlet
ile yaptığı işlemler sırasıyla elektronik ortama taşındı. Özellikle zaman ve
kağıt tasarrufu yönü ile hayat kurtarıcı nitelikte olmuştur. Vergi Usul Kanunu
ve Türk Ticaret Hukuku gereği aylık ya da yıllık olarak yapılan muhasebe
işlemleri belirli aralıklarla denetlenir. Bu denetleme esnasında muhasebe
defterlerinde eksiklik, zayi olma durumu gibi durumlar ortaya çıkabilmekte
iken; e-dönüşüm sistemleri sayesinde bu durum tamamen ortadan kaldırılmıştır.
Şirketlerin vergi denetimi konusunda rahat bir şekilde sorgulanabilmesi, bütün
kayıtlara özellike e-defter ile kısa sürede ulaşılabilmesi sağlanmıştır.
1.
E-Dönüşüm
İle İşlemler Artık Çok Kolay
e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-Defter, e-Mutabakat, e-Dekont ve
buna benzer birçok işlem ile ticari işleyişler hız kazanmış ve karşılıklı bilgi
alışverişi bu hıza oranla daha sağlam hale gelmiştir. Klasik faturalandırma
yöneteminde kağıt fatura ile düzenleme yapılması, fatura kesen kişinin hızı,
bilgisi ve tecrübesine göre ortaya bir verimlilik çıkarmaktaydı.İşlemi yapan
personelin yetkinliğine göre fatura kesme süresi uzar ya da kısalır, faturada
eksik bir takım bilgiler yer alabilir, el ile düzenleme sebebi ile kesilen
fatura ile stok arasında ciddi uyuşmazlıklar ortaya çıkabilirdi. Ancak
e-dönüşüm sistemleri sayesinde; bilgisayar kullanan her personelin bilgisi
dahilinde, işlemler anında kayıt altına alınarak faturalandırma işlemi yapılır. E-Dönüşüm sistemlerinin en
önemli özelliği işlemde hataya yer olmamasıdır.
Olayı bir de maliyet açısından inceleyecek olursak; özel
şirketlerin kağıt fatura basma masrafından da kurtulduğu açıkça görülmektedir. E-fatura
ve e-irsaliye düzenlenmesi kağıt tasarrufu konusunda oldukça başarılı bir mali
çalışma olmuştur. Çalışma hızı ve verimlilik açısından bakıldığında, şirketler
için büyük avantaj sağlamaktadır. Bu durum da şirketin karlılık oranını
doğrudan etkilemektedir.
2.
E-
Dönüşüm Sistemleri Genel Kullanımı
e-Dönüşüm uygulamalarının tamamı resmi işlem niteliği taşır
çünkü:
ü
Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada yer alması
gereken bütün bilgiler eksiksiz şekilde girilir ve e-fatura ancak bu şekilde
hazırlanır.
ü
e-Defter ve diğer elektronik işlemler tarafların
imzası ile kayıt altına alınarak elektronik ortamda yapılan bu işlemlerin
kaynağının doğruluğu ve değiştirilmezliği kabul edilir. Taraflar bu noktada
sorumluluklarını üzerlerine alırlar ve anlaşmazlık vuku bulması halinde
attıkları imza hatırlatılır.
3.
E-Dönüşüm
İşlemleri Şirketlere Ne Gibi Kolaylıklar Sağlar
e- Arşiv, e- Fatura ya da e-Defter gibi uygulamalar ilk önce
işletmelerde işlem hızını etkiler. Elektronik ortamda muhasebe işlemlerinin
hızlı ve güvenilir şekilde yapılması ciddi bir kullanım kolaylığıdır. İşletmeye
ait aylık muhasebe girdi çıktılarının elektronik ortamda kontrol edilmesi de bu
şekilde hız kazanmaktadır.
Klasik yöntemle yapılan faturalandırma işlemlerinde
özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde faturaların kaybolması, kayda
geçmeyen fatura varlığı, kesilen faturalar ile stok tutarsızlığı gibi durumlar
söz konusu olabiliyordu. Ancak e-dönüşüm sistemleri sayesinde bu olay tamamen
ortadan kaldırılmış ve güvenli bir muhasebeleştirme işlemi ortaya konulmuştur.
Bilhassa; aylık olarak fatura kesim miktarı yüksek olan şirketlerde kullanımı
takip ve kullanım açısından oldukça önemlidir.
e-Dönüşüm sistemleri, işletmelerin eski dönemlere ait
muhasebe kayıtlarına ulaşması noktasında oldukça hızlı sonuca ulaştırır. Arama
yapılan döneme ait her bilgi açıkça karşınızda yer alacaktır. Bilginin
silinmesi, kaybolması gibi durumlar asla söz konusu değildir.
Faturalandırma işleminde bir diğer husus faturanın ilgiliye
ulaştırılmasıdır. Özellikle e-fatura işlemi ile, kesilen faturada yer alan
bilgiler ışığında işlem onaylandıktan sonra sistem üzerinde faturanın gönderimi
sağlanır. Bu faturanın ilgilisine ulaşmama ya da ulaşma esnasında zayi olma
gibi bir durum söz konusu asla değildir.
4.
E-Dönüşüm
İle İşlem Yapabilmek İçin Alınan Yükümlülükler
e-Dönüşüm hizmetlerinden yararlanabilmeniz için öncelikle
entegratör bir firma ile anlaşarak sistem kurulumunuzu yaptırmanız
gerekmektedir. Yapılan giriş işlemi GİB’ na bildirilir. Ancak gerekli entegre
işleminin yapılabilmesi için şirkete ait sistemin e- dönüşüm sistemi ile uyumlu
olması gerekmektedir. Ancak ve ancak GİB’ nın vereceği onay ile bu işlem
yürürlüğe girebilir. Bu nedenle entegrasyon işlemini güvenilir bir entegratör
ile yapmanız işleriniz için ayrı bir kolaylık sağlayacaktır.
5.
E-Dönüşüm
Sistemi Hangi Şartlarda Zorunludur
Ø
Şirket internet üzerinden hizmet sağlayıcısı ya
da satıcısı ise
Ø
ÖTV
konusunda 2019 yılında mükellefi haline gelinmiş ise
Ø
Şirketin yıllık cirosu, 5 Milyon TL ve üzerinde
satış rakamını 2018 yılında görmüş ise e-dönüşüm kullanımı zorunlu hale gelir.